Taşıma ekibiyle teknik destek ekibinin sorumluluklarını ayırın. Her bölümü etiketleyin ve yeni ofiste teslim alacak bir sorumlu belirleyin.
Bölüm ve masa bazında bir eşya listesi hazırlayın
Masaları, sandalyeleri, dolapları ve kolileri yeni ofiste gidecekleri bölümlere göre listeleyin. Her kutuya yalnızca kişinin adı yerine bölüm ve masa kodu eklemek, yerleşim değiştiğinde de anlaşılır bir düzen sağlar. Büyük mobilyaların söküm ihtiyacını önceden belirtin.
Yeni alanın basit bir yerleşim planı teslimde yönlendirmeyi kolaylaştırır. Hangi mobilyanın nereye bırakılacağı belirsiz olduğunda parçaların yeniden taşınması gerekebilir. Yetkili bir kişinin bu yönlendirmeyi üstlenmesi, farklı talimatlardan doğan karışıklığı azaltır.
Cihaz ve veri hazırlığı için ayrı sorumlu belirleyin
Bilgisayar, ağ cihazı ve diğer teknik donanımın kapatılması, yedeklenmesi ve yeniden kurulması işletmenizin yetkili kişileriyle planlanmalıdır. Nakliye hizmetinin teknik kurulum veya veri yönetimini kapsadığını varsaymayın.
Kabloları, adaptörleri ve küçük bağlantı parçalarını ilgili cihazla eşleştirin. Özel ambalajı veya taşıma talimatı olan cihazları ekibe bildirin. Gizli evrak ve kişisel bilgi içeren dosyalar için erişimi sınırlı, numaralı ve kapalı bir teslim düzeni kurun.
Bina erişimi ve çalışma saatini birlikte teyit edin
Eski ve yeni işyerindeki araç girişini, yükleme noktasını ve izin verilen çalışma saatlerini öğrenin. Ofis binasında servis asansörü veya belirli bir giriş kullanılması isteniyorsa bunu ilk görüşmede paylaşın. İki binanın koşulları aynı olmayabilir.
Dış cephe asansörü gerekiyorsa zemin, açıklık ve araç konumu ayrıca değerlendirilir. Mesai dışında taşıma isteği için ekip uygunluğunu önceden sorun. Çalışmanın mutlaka tek bir zaman aralığında biteceğine ilişkin varsayım yapmadan kapsamı netleştirin.
Öncelikli kurulacak bölümü işaretleyin
İlk gün kullanılacak temel ekipmanı ve gerekli belgeleri diğer kolilerden ayırın. Hangi bölümün önce yerleşeceğini taşıma ekibine bildirin; yükleme ve teslim sırasının buna göre nasıl planlanabileceğini görüşün.
İşin sonunda kutu ve parça listesini kontrol edin. Teknik cihazların çalışır hale getirilmesi için ilgili ekiplerle ayrı zaman ayırın. Taşıma tamamlandıktan sonra yapılacak teknik işlemler, nakliye süresine eklenmelidir.
Ofis taşıma görüşmesine hazırlık
- Bölüm bazında mobilya ve koli listesi
- Sökülecek ve kurulacak parçalar
- Cihaz hazırlığından sorumlu kişiler
- İki binanın giriş ve çalışma koşulları
- Öncelikli yerleşecek bölüm
- Yeni adreste teslimi yönetecek kişi
